Das Bundesarbeitsgericht verlangt grundsätzlich vor einer verhaltensbedingten Kündigung eine vorherige Abmahnung des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer, da eine Kündigung stets das letzte Mittel darstellen muss. Eine Abmahnung ist die Aufforderung, ein arbeitsvertragswidriges Verhalten einzustellen sowie dieses künftig zu unterlassen.
Eine Abmahnung muss daher das Fehlverhalten des Arbeitnehmers exakt und konkret beschreiben und bestenfalls mit Ort, Datum und Uhrzeit versehen werden. Auch der Hinweis, dass ein weiteres künftiges Fehlverhalten des Arbeitnehmers zur Kündigung führt oder jedenfalls dazu führen kann, ist notwendiger Bestandteil einer Abmahnung. Die Abmahnung sollte zudem zeitnah erfolgen (Faustformel: 14 Tage), um den unmittelbaren Zusammenhang zwischen der Pflichtverletzung und der entsprechenden Rüge zu wahren. Es sei denn, der Arbeitgeber hat Nachforschungen oder dergleichen anzustellen, um sich des Fehlverhaltens sicher sein zu können. Nachfolgend muss dem Arbeitnehmer, vor dem Ausspruch einer Kündigung, eine „Bewährungszeit“ von mindestens vier Wochen gewährt werden, in der er zeigen kann, dass es sich um ein einmaliges Fehlverhalten handelte. Wenn sich der Arbeitnehmer daraufhin längere Zeit kein Fehlverhalten zuschulden kommen lässt, verliert die Abmahnung ihre Warnfunktion und folglich ihren Vorstufencharakter zur Kündigung.
Auf Grund der Beweislast empfiehlt es sich, schriftlich abzumahnen. Im Rahmen einer mündlichen Abmahnung sollten jedenfalls Zeugen vor Ort sein.
Der Sinn einer Abmahnung liegt darin, den Arbeitnehmer vor einer plötzlichen Kündigung „ohne Vorwarnung“ zu schützen. Zudem bietet sie den Arbeitgebern allerdings auch die Möglichkeit, ein nicht zur Kündigung ausreichendes, Fehlverhalten des Arbeitnehmers zu rügen und zu sanktionieren, welches ohne das Konstrukt der Abmahnung schlichtweg irrelevant wäre.
Eine Abmahnung ist jedoch nicht immer erforderlich. Sie ist zwar grundsätzlich eine unverzichtbare Voraussetzung bei verhaltensbedingten Kündigungen, nichtsdestotrotz ist sie bei manchen Pflichtverletzungen entbehrlich. Hierzu gehört beispielweise ein schwerer Vertrauensbruch sowie selbsterklärend die Fruchtlosigkeit bisheriger Abmahnungen.
Eine Abmahnung ist stets in der Personalakte zu vermerken. Vor der Abmahnung empfiehlt es sich, das offene Gespräch zu suchen und der Arbeitnehmer ist zwingend anzuhören. Auch Arbeitnehmern selbst steht es zu, ihre Arbeitgeber bei einem Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten abzumahnen.
Letztlich müssen die Abmahnung und die entsprechende Kündigung im Einzelfall verhältnismäßig sein.
[Quellen: „Die Abmahnung und Kündigung in einem Arbeitsverhältnis“ in: HK Hamburg, URL: https://www.ihk.de/hamburg/produktmarken/beratung-service/recht-und-steuern/wirtschaftsrecht/arbeitsrecht/kuendigung/abmahnung-kuendigung-1167520 (Stand 31.10.2023); „Abmahnung: Gründe, Fristen und Beispiele“ in: Personio, URL: https://www.personio.de/hr-lexikon/abmahnung/ (Stand 31.10.2023).]
